Chris Chen
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教會支出分類速查指南(財務同工版)
目的:幫助財務同工在登錄每一筆支出時,快速、正確地選對 大類別 與 子類別。 分類正確 = 報表正確 = 隨時能應付 IRS Form 990 級查帳。
看不懂某個欄位時,先讀「§1 三個關鍵觀念」,八成的疑問都在那裡。
§0 這套分類在做什麼?(先讀懂目的)
教會用自己習慣的方式記帳,系統自動翻譯成 IRS 看得懂的格式。你只要照教會的習慣選,剩下的交給系統。
我們自己用三個維度歸納每一筆支出:
| 維度 | 回答的問題 | 例子 |
|---|---|---|
| 事工 Ministry | 這筆錢是誰／哪個服事或場合花的? | 敬拜、兒牧、小組牧養、特別活動… |
| 大類別 Category | 買的是哪一種性質的東西? | 餐飲、人事、場地、印刷… |
| 子類別 Subcategory | 再細一點是什麼? | 出餐費用、薪資、水電、週報… |
這三個維度是為教會自己設計的,貼近我們的服事與生活,所以好選、好記。
最終呈現給 IRS 時:
教會的記帳方式 IRS 要的格式
事工 + 大類別 + 子類別 ──(系統自動對應)──▶ Form 990 Part IX
(同工只需選這邊) 功能性費用表(自動產生)
- 每個子類別背後都預先對應好一條 Form 990 自然費用行(就是速查表最右邊那欄「990行」)。
- 同工完全不需要懂 990 —— 只要照教會習慣選對事工/大類/子類,系統就能在查帳時自動產出符合 IRS Form 990 的功能性費用表。
一句話:你照教會的方式分類,系統幫你變成 IRS 的語言。 所以「選對類別」這件小事,就是整個查帳整備的基礎。
補充:美國教會依 IRC §6033(a)(3)(A) 免於申報 Form 990;我們做這套對應,是為了在 IRS 查核時能隨時拿得出 990 等級的佐證,不是真的要報稅。
§1 三個關鍵觀念(務必先讀)
觀念 1️⃣ 類別 = 你買了「什麼」,不是「為了哪個活動」
大類別／子類別描述的是費用的性質(買食物、付薪水、修水電),不是活動名稱。
- ❌ 沒有「父親節」「福音周」「周年慶」這種類別。
- ✅ 「活動／場合」請寫在 事工(組別) 欄 + 說明(Description) 欄。
例:父親節買的 Pizza → 大類別選「餐飲」,不是去找「父親節」類別; 在說明欄寫「父親節活動加菜」,在事工欄選「特別活動」。
💡 事工欄有兩個專收「跨性質活動」花費的選項:「特別活動」(父親節、福音周、周年慶、愛宴…)與 「小組牧養」(各小組聚會、開放家庭、小組關懷)。記不得放哪個事工時,大多能用這兩個。
觀念 2️⃣ 一個活動 = 常常拆成「多筆、不同類別」
大型活動的花費橫跨好幾種性質,請分開登錄,不要硬塞進同一類。
例:教會周年慶可能拆成 ——
- 餐點 →
餐飲 > 出餐費用- 會場布置鮮花 →
場地 > 裝飾- 海報／邀請卡 →
印刷 > 海報- 給來賓的小禮 →
其他 > 雜支全部在事工欄選同一組別、說明欄都寫「周年慶」,但類別各自照性質選。
觀念 3️⃣ 不確定時:看「實際買的東西」,真的找不到才用「其他 > 雜支」
- 先問自己:「這筆錢實際買到的是什麼?」依那個東西選類別。
- 真的沒有對應 →
其他 > 雜支,並在說明欄寫清楚(查帳時看得懂就好)。
§2 你給的範例,這樣分
| 費用範例 | 事工(選組別) | 大類別 | 子類別 | (990行) |
|---|---|---|---|---|
| 父親節 — 給父親的小禮物(每份 < $20) | 特別活動 | 其他 | 禮品 | 24 |
| 父親節 — 加菜金(Pizza／水果／炸雞) | 特別活動 | 餐飲 | 出餐費用 | 24 |
| 福音周 — 買福音小組食物(現成) | 特別活動 | 餐飲 | 出餐費用 | 24 |
| 福音周 — 買食材自己煮 | 特別活動 | 餐飲 | 食材採購 | 24 |
| 福音周 — 福音小組小禮物 | 特別活動 | 其他 | 禮品 | 24 |
| 特別講員的講員費(一次性) | 講道 | 人事 | 酬庸 | 11g |
| 小組餐具費 — 可重複用的碗盤 | 小組牧養 | 餐飲 | 器具 | 24 |
| 小組餐具費 — 用完即丟的紙盤紙杯 | 小組牧養 | 餐飲 | 一次性餐具 | 24 |
| 小組生日聚餐 — 買蛋糕幫弟兄姊妹慶生 | 小組牧養 | 餐飲 | 出餐費用 | 24 |
| 同工退修會 — 兩天一夜住宿 | 行政／相關組 | 人事 | 同工進修(住宿差旅同筆登即可) | 19 |
| 教會周年慶 — 整體預算 | 特別活動 | 拆多筆(見觀念 2) | 各依性質 | 多 |
| 主日愛宴 | 餐飲／招待 | 餐飲 | 出餐費用 或 食材採購 | 24 |
| Part-time 同工薪水 | 行政 | 人事 | 薪資 | 7 |
講員費 vs 薪水:一次性的外部講員 → 酬庸;固定領薪的同工(含兼職) → 薪資。
§3 常見費用速查表(依場景)
990 行欄位是系統自動帶出的,同工不需要選,僅供對帳參考。
🙏 主日崇拜／敬拜
| 買了什麼 | 大類別 | 子類別 | 990 |
|---|---|---|---|
| 司琴／敬拜團車馬費、特約樂手 | 人事 | 酬庸 | 11g |
| 詩歌版權(CCLI 等)、影片授權 | 教材 | 版權購買 | 24 |
| 主日週報印刷 | 印刷 | 週報 | 13 |
| 程序單印刷 | 印刷 | 程序單 | 13 |
| 講台鮮花、會場布置 | 場地 | 裝飾 | 24 |
| 聖餐餅／杯(消耗食材) | 餐飲 | 食材採購 | 24 |
| 麥克風電池 | 消耗品 | 電池 | 13 |
🍱 餐飲／愛宴／團契
| 買了什麼 | 大類別 | 子類別 | 990 |
|---|---|---|---|
| 外訂便當／Pizza／現成餐點 | 餐飲 | 出餐費用 | 24 |
| 自己煮 — 買食材 | 餐飲 | 食材採購 | 24 |
| 可重複用的鍋具、碗盤、保溫桶 | 餐飲 | 器具 | 24 |
| 紙盤、紙杯、免洗餐具 | 餐飲 | 一次性餐具 | 24 |
| 慶生蛋糕(屬聚餐的一部分) | 餐飲 | 出餐費用 | 24 |
👥 人事／薪酬
| 買了什麼 | 大類別 | 子類別 | 990 |
|---|---|---|---|
| 牧師／主要負責同工薪酬 | 人事 | 主要職員薪酬 | 5 |
| 一般同工、兼職薪水 | 人事 | 薪資 | 7 |
| 代扣／雇主薪資稅 | 人事 | 薪資稅費 | 10 |
| 健保、團保等員工福利 | 人事 | 員工福利 | 9 |
| 退休金提撥 | 人事 | 退休金 | 8 |
| 勞工保險 | 人事 | 勞工保險 | 9 |
| 一次性講員費、外部酬勞 | 人事 | 酬庸 | 11g |
| 外包勞務(設計、清潔承包) | 人事 | 外包勞務 | 11g |
| 同工進修、退修會、報名研習 | 人事 | 同工進修 | 19 |
🏠 場地／行政
| 買了什麼 | 大類別 | 子類別 | 990 |
|---|---|---|---|
| 場地租金 | 場地 | 場地租金 | 16 |
| 水費、電費、瓦斯費 | 場地 | 水電 | 16 |
| 建物修繕(修水電、油漆、換燈管) | 場地 | 修繕維護 | 16 |
| 財產／場地保險 | 場地 | 財產保險 | 23 |
| 影印紙、碳粉、文具 | 消耗品 | 文具 | 13 |
| 清潔用品(洗手乳、垃圾袋、清潔劑) | 消耗品 | 清潔用品 | 13 |
| 電池、雜項配件 | 消耗品 | 電池／配件 | 13 |
🖥️ 資訊科技
| 買了什麼 | 大類別 | 子類別 | 990 |
|---|---|---|---|
| 軟體訂閱(Zoom、Planning Center、Office) | 資訊科技 | 軟體與訂閱 | 14 |
| 教會網站、網域、主機代管 | 資訊科技 | 網站與主機 | 14 |
| 網路費、市話／手機通訊 | 資訊科技 | 網路與電信 | 14 |
🛠️ 設備
| 買了什麼 | 大類別 | 子類別 | 990 |
|---|---|---|---|
| 租投影機、音響、桌椅 | 設備 | 租借 | 13 |
| 修設備(音響、樂器、冷氣保養) | 設備 | 維修 | 13 |
| 買設備(見下方 ⚠️ 大額提醒) | 設備 | 購置 | 24 |
⚠️ 大額設備購置請先問財務負責人:單項 ≥ $2,500 的設備(整套音響、車輛、冷氣主機等)在會計上要列「固定資產」分年折舊,不是當年度費用。低於 $2,500 的小設備(手機、麥克風、單張椅子)才直接走「設備 > 購置」。詳見 §5。
📚 培訓／裝備
| 買了什麼 | 大類別 | 子類別 | 990 |
|---|---|---|---|
| 報名特會、課程、研習費 | 培訓 | 課程費用／研討會 | 19 |
| 購買書籍、參考教材書 | 培訓 | 書籍 | 24 |
| 培訓的交通、住宿差旅 | 培訓 | 差旅 | 17 |
🧒 兒童／教材
| 買了什麼 | 大類別 | 子類別 | 990 |
|---|---|---|---|
| 主日學教材印刷 | 教材 | 教材印刷 | 13 |
| 美勞、手工材料 | 教材 | 手工材料 | 13 |
| 詩歌／影片／教材版權授權 | 教材 | 版權購買 | 24 |
🌏 宣教／關懷
| 買了什麼 | 大類別 | 子類別 | 990 |
|---|---|---|---|
| 支持個人宣教士／家庭 | 宣教 | 宣教士支援 | 2 |
| 國外宣教奉獻 | 宣教 | 國外宣教支援 | 3 |
| 短宣隊機票、交通 | 宣教 | 差旅 | 17 |
| 急難救助金(給有需要的人) | 關懷救助 | 急難救助 | 2 |
| 喪家慰問、白包、探病禮金 | 關懷救助 | 慰問禮品 | 2 |
| 探訪的交通、伴手禮 | 關懷救助 | 探訪費用 | 17 |
📢 福音／外展／推廣
| 買了什麼 | 大類別 | 子類別 | 990 |
|---|---|---|---|
| 福音單張、海報印刷 | 印刷 | 海報 | 12 |
| 臉書／網路廣告、推廣文宣 | 印刷 | 廣告推廣 | 12 |
| 福音活動食物 | 餐飲 | 出餐費用／食材採購 | 24 |
| 給福音朋友／來賓的小禮物 | 其他 | 禮品 | 24 |
💵 財務／銀行／專業服務
| 買了什麼 | 大類別 | 子類別 | 990 |
|---|---|---|---|
| 銀行手續費、金流／刷卡手續費 | 財務與銀行 | 銀行/金流手續費 | 13 |
| 貸款利息 | 財務與銀行 | 利息支出 | 20 |
| 會計師、報稅、查核費 | 專業服務 | 會計與審計 | 11c |
| 律師、法律諮詢費 | 專業服務 | 法律服務 | 11b |
| 其他專業顧問費 | 專業服務 | 其他專業服務 | 11g |
§4 最容易選錯的 6 組(特別注意)
| 情境 | 選這個 ✅ | 不要選 ❌ |
|---|---|---|
| 用完即丟的紙盤紙杯 | 餐飲 > 一次性餐具 | 餐飲 > 器具(那是可重複用的) |
| 買食材回來自己煮 | 餐飲 > 食材採購 | 餐飲 > 出餐費用(那是買現成的) |
| 修教會的水電、油漆牆面 | 場地 > 修繕維護 | 設備 > 維修(那是修「設備」不是修「建物」) |
| 一次性外部講員費 | 人事 > 酬庸 | 人事 > 薪資(薪資是固定領薪同工) |
| 喪事白包／探病禮金 | 關懷救助 > 慰問禮品 | 其他 > 禮品 |
| 一般活動感謝小禮(父親節、福音禮) | 其他 > 禮品 | 關懷救助 > 慰問禮品(那是針對喪病急難) |
§5 ⚠️ 大額設備:為什麼要特別處理?
IRS 規定:單項價值 ≥ $2,500 的設備不能當年度一次費用化,要列為「固定資產」、分年攤提折舊(Form 990 第22行)。
| 例子 | 單價 | 怎麼處理 |
|---|---|---|
| 手機、麥克風、單張椅子 | < $2,500 | ✅ 直接登錄 設備 > 購置 |
| 一次買一批便宜椅子(每張 < $2,500) | 逐張算 | ✅ 仍可直接費用化 |
| 整套音響系統、車輛、冷氣主機 | ≥ $2,500 | ⚠️ 先問財務負責人,要列固定資產 |
系統目前還沒有「固定資產／折舊」功能(規劃中)。遇到大額設備,先暫停、找財務負責人確認,不要自己登成一般支出。
§6 還是不確定?
- 重讀 §1 觀念 1:我實際買到的東西是什麼?
- 在 §3 速查表用那個東西找(不是用活動名稱找)。
- 找不到完全吻合的 → 選性質最接近的子類別。
- 真的沒有 →
其他 > 雜支,並在說明欄寫清楚買了什麼、什麼場合。 - 金額大(設備 ≥ $2,500、或不確定要不要列資產)→ 先問財務負責人。
給管理者的備注(非同工日常需要):
- 「特別活動」(父親節、福音周、周年慶)刻意不設為類別 —— 活動是「場合」不是「費用性質」。活動名稱寫在說明欄、主辦組別選事工;若日後要依活動別出報表,應另開「活動標籤」維度,而非新增大類。
- 一般活動感謝禮、福音贈品歸
其他 > 禮品(990 第24行);喪病急難的慰問仍歸關懷救助 > 慰問禮品(990 第2行),兩者性質不同勿混。- 「990 行」欄位由系統依大類/子類別自動對應,維護於
DbSeeder.Form990SubMappingSeed;對應規則詳見docs/DB_SCHEMA.md。